Secretaria Executiva

Publicada 4 de Maio

Quem somos

O Grupo AJA é um ecossistema de empresas que atua nas áreas de educação, tecnologia e serviços, desenvolvendo soluções que impulsionam o crescimento de profissionais e clínicas de estética em todo o Brasil.

Na AJA Educação, acreditamos que o sucesso das nossas clientes é o nosso maior resultado. Por isso, buscamos pessoas apaixonadas por relacionamento, experiência do cliente e geração de valor, que queiram fazer parte de uma empresa em constante crescimento e contribuir para transformar jornadas em histórias de sucesso.

Sobre a oportunidade

Buscamos uma Secretária Executiva para atuar diretamente no suporte ao CEO da companhia, sendo responsável pela organização da rotina executiva, gestão de agenda, reuniões, viagens e acompanhamento das demandas do dia a dia.

Procuramos uma profissional extremamente organizada, ágil, discreta, disponível e resolutiva, com maturidade para lidar com uma rotina executiva dinâmica, mudanças de prioridade e diferentes demandas simultaneamente.

A posição exige disponibilidade e flexibilidade de horários, inclusive para atender necessidades relacionadas à agenda do CEO, compromissos e viagens profissionais.

Requisitos mínimos

Principais responsabilidades

  • Gerenciar e organizar a agenda profissional do CEO;
  • Organizar reuniões, compromissos, eventos e demais agendas executivas;
  • Realizar confirmações e acompanhar compromissos, garantindo organização e cumprimento dos horários;
  • Identificar conflitos de agenda e realizar os ajustes necessários;
  • Organizar viagens nacionais e, quando necessário, internacionais;
  • Realizar cotações e organizar passagens, hospedagens, traslados e demais necessidades relacionadas às viagens;
  • Acompanhar o CEO em viagens profissionais quando necessário;
  • Preparar previamente informações, documentos e materiais necessários para reuniões e compromissos;
  • Organizar reuniões presenciais e on-line;
  • Apoiar na elaboração e organização de apresentações, documentos, controles e informações executivas;
  • Acompanhar demandas, prazos e pendências provenientes de reuniões e compromissos;
  • Fazer a interface do CEO com lideranças, áreas internas, fornecedores, parceiros e demais públicos;
  • Realizar contatos e alinhamentos em nome do executivo quando solicitado;
  • Apoiar na organização de eventos, encontros e compromissos corporativos;
  • Antecipar necessidades, prioridades e possíveis conflitos da agenda;
  • Apoiar demandas administrativas relacionadas à rotina do CEO.

Perfil que buscamos

  • Profissional proativa, organizada, ágil, disponível e com forte capacidade de resolução;
  • Autonomia para trabalhar sem depender de direcionamento para cada atividade, identificando prioridades, antecipando necessidades e encontrando soluções para as demandas do dia a dia;
  • Postura executiva, maturidade, excelente relacionamento interpessoal, senso de urgência e capacidade de adaptação, por atuar diretamente com o CEO;
  • Compreensão da dinâmica de uma agenda executiva e flexibilidade para reorganizar a rotina diante de alterações de compromissos, viagens e novas prioridades.

Requisitos obrigatórios

  • Experiência anterior como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou posição semelhante;
  • Experiência no suporte direto a CEO, sócios, diretores ou profissionais C-Level;
  • Disponibilidade para atuação presencial em Alphaville;
  • Disponibilidade para viagens;
  • Disponibilidade e flexibilidade de horários;
  • Facilidade para lidar com alterações de agenda, mudanças de prioridade e demandas de última hora;
  • Excelente organização e capacidade de administrar múltiplas demandas simultaneamente;
  • Excelente comunicação verbal e escrita;
  • Domínio de ferramentas de agenda, e-mail, apresentações e organização de documentos;
  • Facilidade com ferramentas digitais;
  • Postura profissional, discrição e confidencialidade.
Condições da parceria

  • Contratação PJ;
  • Remuneração a combinar;
  • Auxílio-refeição: R$ 1.350,00/mês;
  • Auxílio-mobilidade: R$ 300,00/mês;
  • Reembolso de convênio médico: até R$ 1.250,00/mês;
  • Atuação presencial em Alphaville – SP;
  • Disponibilidade e flexibilidade de horários;
  • Disponibilidade para viagens.